Трудовая книжка — важный документ. На его страницах содержатся данные о трудовой деятельности сотрудника, продвижениях, наградах, сроках пребывания на определенной должности и другая информация, которая учитывается при приеме гражданина на новую должность, при расчете размера пенсии, компенсационных выплат.
Таким образом, законодательством предусмотрены строгие условия содержания и передачи этого документа работодателем и владельцем. О том, что именно нужно делать с работой после увольнения сотрудника, читайте ниже.
Сроки выдачи трудовой и ответственность работодателя
Пока человек работает на предприятии, трудовая книжка сотрудника находится в отделе кадров, сотрудники которого следят за сохранностью этого документа и при необходимости вносят изменения в его содержание.
В случае увольнения работника с места работы, в трудовом учете этого факта производится учет с обязательным указанием даты и причины увольнения (по собственному желанию, в связи с некомпетентностью и т.д.).
Работодатель также должен рассчитаться с подчиненным. В случае увольнения сотрудника отдел кадров компании должен вернуть его трудовую книжку владельцу в тот же день. Этого требует ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ.
Если бывший сотрудник по какой-либо причине не заберет документ в тот же день, вам нужно будет документально подтвердить это, отправив ему уведомление. В противном случае сотрудник, не получивший книжку в руки, может обратиться в суд с иском о невыдаче трудовой книжки. Если после отправки уведомления владелец вакансии не отвечает, документ передается в компанию.
Ирина Васильева В случае, если сотрудник просит выдать ему рабочий документ по истечении срока выдачи, кадровики обязаны передать ему документ в течение трех рабочих дней с момента его приезда.
Что делать, если работник не явился в день увольнения?
У работодателей часто возникает вопрос, что делать, если сотрудник уволился и не устроился на работу?
Если в связи с отсутствием работника в день увольнения на рабочем месте или по другой причине не было возможности сдать работу работнику, согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан направить бывшему работнику уведомление о необходимости отзыва документа или о предоставлении ему разрешения на отправку работы по почте.
Уведомление рассылается по всем адресам (прописки и регистрации), которые указаны в кадровой службе. Если после принятых мер собственник книги не явился, документ хранится в отделе кадров до момента передачи сотруднику. Срок удержания трудовых ресурсов 75 лет.
Составление акта об отказе
Если работник не собирает трудовую книжку после увольнения в день ухода с должности, необходимо в указанные сроки составить акт об отказе в приеме документа.
Это необходимо, чтобы исключить спор, который бывший подчиненный может инициировать по разным причинам (в том числе из-за личной неприязни к работодателю!). Акт составляется строго по форме, в соответствии с общеустановленными требованиями.
В процессе составления документа в его содержании указывайте местонахождение и ФИО:
Кроме того, в акте также указываются дата и время составления документа. Полные примеры актов об отказе в получении справки о трудоустройстве работника можно найти в сети.
При необходимости вы можете воспользоваться советом юристов.
Вам не придется тратить время и нервы: все ваши проблемы возьмет на себя опытный юрист!
Оформление и отправка уведомления уволенному сотруднику
Обязанность направить уволенному лицу уведомление о необходимости трудоустройства возложена законом на представителей отдела кадров. Такие действия освобождают кадровиков от ответственности за несвоевременный возврат документа.
Поскольку у уволенного сотрудника есть ровно 1 рабочий день для получения работы, уведомление необходимо отправить утром, следующего за последним рабочим днем, в который произошло увольнение.
В некоторых случаях сотрудники HR неосознанно нарушают закон, совершая запрещенные действия, категорически запрещается:
Уведомление составляется в произвольной форме, так как законом не существует строгой модели его оформления. Однако в уведомлении должны быть прописаны следующие данные: дата составления устава, текст заявления о явке с документами в кадровую службу, а также реквизиты сторон.
Уведомления отправляются на все адреса (пропуска и регистрации), информация о которых доступна в кадровой службе.
Что делать дальше?
После внесения всех данных в трудовую книжку и отправки уведомления на адрес уволенного сотрудника необходимо дождаться ответа бывшего сотрудника или его личного появления в кадровой службе. Трудовая книжка может храниться в компании 75 лет, пока владелец не изъявит желание прийти и получить ее.
Если дело передается в суд, при отсутствии доказательств, подтверждающих отправку сообщения, работодатель должен выступить в качестве ответчика. Правда, при неправильном обращении с документами доказать свою правоту будет практически невозможно.
Результатом неграмотного или безответственного подхода к решению данной проблемы может стать административная ответственность в виде штрафа на работодателя. Поэтому кадровики должны быть очень внимательны и скрупулезны в оформлении документов, чтобы не допустить проблем.
Любую информацию о правилах проведения процесса увольнения можно найти в сети. Поэтому в случае сомнений в правилах процедуры, перед принятием решения лучше проконсультироваться со специалистом в этой области или изучить нормативные акты еще раз документы, которые регулируют этот процесс.
Увольнение сотрудника, а также прием на работу — это ответственное мероприятие, которое должно проводиться в соответствии с требованиями законодательства. Соблюдение всех регламентов гарантирует отсутствие проблем с законом и дополнительных финансовых затрат. Качественный документооборот также благоприятно сказывается на репутации предприятия.
