Все официально работающие граждане имеют право на ежегодный отпуск. Но они уходят с работы не тогда, когда хотят, а в соответствии с утвержденным графиком компании. Этот документ оформлен по типовой форме. Часто возникают вопросы по заполнению. Пример программы отпуска позволит грамотно, быстро и в сжатые сроки оформить документ.
Унифицированная форма Т-7
График отпусков является локальным нормативным актом. Утверждается руководителем предприятия после согласования с профсоюзным органом. Предоставляет информацию о сроках основного и дополнительного оплачиваемых отпусков для всех сотрудников организации.
Этот документ помогает заранее организовать освобождение от работы, предусмотренное законом, накопить деньги и вовремя произвести оплату, найти замену отсутствующему сотруднику. Также позволяет отслеживать своевременность предоставления отпусков сотрудникам.
Позволяет предотвратить накопление выходных дней на работе, нарушения положений действующего законодательства. Если компания использует единые первичные документы, она должна составлять график по форме Т-7. Он был утвержден в 2004 году Госкомстатом России № 1.
Форму условно можно разделить на три части:
- первый содержит реквизиты компании, название документа, его номер и дату составления, а также другую информацию общего характера;
- вторая часть представлена в таблице. Содержит данные о сотрудниках, датах начала отпусков;
- в третьей части пишется ФИО руководителя отдела кадров, ставится его подпись.
Ознакомиться с тем, как выглядит текущий модуль планирования отпуска, можно здесь.
Согласно статье нет. 123 ТК РФ график отпусков на предприятии является обязательным документом для работодателя и подчиненных.
Сроки составления графика на следующий год
Сроки составления календарного плана устанавливаются на законодательном уровне. В первой части статьи нет. 123 ТК РФ сказано, что руководители организаций должны утвердить документ не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года.
Это означает, что календарь необходимо принять до 17 декабря. Важно заранее приступить к составлению такого документа. Ведь это надо будет согласовать с профсоюзом. На это нужно время.
Отсутствие программы отпуска считается нарушением и влечет наложение штрафа. Изменения в утвержденную программу вносятся в течение года. Нередки случаи, когда отпуск по работе или по другим причинам откладывается. Кроме того, в течение года компания может принять нового сотрудника.
Он по закону имеет право взять свой первый отпуск через 6 месяцев после въезда в штат. Все изменения, касающиеся продолжительности и сроков освобождения от работы в период отпусков, должны быть зафиксированы в существующем графике.
Как правильно заполнить?
При составлении плана отпусков работодатель учитывает специфику протекания производственных процессов, пожелания сотрудников. Порядок выдачи этого документа может быть установлен в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре.
График отпусков в каждом отделении может быть разным. Это актуально для крупных компаний, в которых работают сотни и тысячи человек. В этом случае проекты программ готовятся руководителями отделов и передаются в отдел кадров организации. На основании полученных данных формируется единый документ.
Поэтому важно знать, как заполнять график отпусков не только сотрудникам отдела кадров, но и руководителям структурных подразделений. Это упростит составление сводного документа. Также нужно понимать, как должен выглядеть правильно оформленный документ для руководителя организации.
Порядок составления программы каникул:
- вверху формы в соответствующем поле напишите организационно-правовую форму и название компании в соответствии с Уставом. Вместо этого в ячейку вводится код ОКПО;
- вставляется дата составления документа. Указывается, на какой год разрабатывается график;
- пишутся должность руководителя компании, его фамилия и инициалы. Дата установлена. Здесь, прочитав документ, работодатель подпишет;
- стол полон. Указываются структурное подразделение, должность по штатному расписанию, ФИО, штатная численность, предполагаемая дата начала отпуска, его продолжительность;
- под фамилией, инициалами, должностью руководителя отдела кадров и его личной подписью.
При составлении программы необходимо помнить, что каждый сотрудник в период отпусков имеет право не менее 28 календарных дней освобождения от работы в год (с учетом выходных и праздничных дней).
Праздник можно перенести на следующий период, но не более двух раз подряд. В эти дни накапливаются. Следовательно, работник не имеет права на 28, а на 56 или 84 дня освобождения от работы.
Ирина Васильева Также следует учитывать, что некоторые подчиненные имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск по закону. Эти периоды также должны быть включены в программу.
Вам не придется тратить время и нервы: все ваши проблемы возьмет на себя опытный юрист!
Как сделать в Excel с календарем?
В крупных компаниях работает много сотрудников. В этом случае расписание выходных в виде таблицы может быть затруднительным для понимания. Рекомендуется календарь. Сделать это в MS EXCEL несложно. Это будет выглядеть так:
Чтобы получить его, вы должны сначала создать таблицу планирования отпусков в Excel, указав полные имена сотрудников, даты начала каждой части их основного отпуска и продолжительность выходных дней. Календарь создается с помощью конструктора диаграмм. Изначально используются именные данные и даты отъезда первой части праздника.
Выберите гистограмму с накоплением. Чтобы ось X выглядела как шкала времени, необходимо указать ее минимальное и максимальное значения. Чтобы узнать, вам нужно ввести даты начала и окончания календарного года в свободные ячейки, а затем установить числовой формат. Полученные данные необходимо ввести в параметры оси в настройках.
Далее на диаграмму добавляются праздничные ряды, это делается следующим образом:
Впоследствии строки, которые находятся между праздничными периодами, удаляются. Это делается форматированием. Заливка и границы удаляются. Добавлены вертикальные и горизонтальные линии, чтобы график больше походил на календарь. Для этого на вкладке «Дизайн» нужно выбрать стиль графика в виде сетки.
Пример оформления бланка
Если график выходных составляется впервые, то, вероятно, возникнет много вопросов по заполнению формы. Поэтому рекомендуется использовать пример. Образец такого документа поможет избежать ошибок. Он обязательно есть в архиве компании. Ведь такие документы оформляются каждый год.
Пример составления графика отпусков можно скачать здесь.
Поэтому график выходных составляется по форме Т-7. Утверждается в конце каждого года. При отсутствии такого документа компания может быть оштрафована. Для наглядности многие менеджеры создают календарные диаграммы в Excel.
