Трудовое законодательство требует, чтобы работодатель был уведомлен об отсутствии работника в течение рабочего дня. Отпускная ведомость — это официальный документ, на основании которого можно получить оплачиваемый день отпуска или за счет работника. Но нужно убедиться, что менеджер одобрил заявку, иначе будут засчитаны прогулы.
В каких случаях пишется служебка?
Выходной считается внутренним документом, который никуда не сдается. На основании этого определяется отработанное время, рассчитывается заработная плата и учитываются дни отпуска. Основная цель записки — сообщить руководству об отсутствии сотрудника на работе.
У некоторых компаний есть форма, в которой требуется ввести необходимую информацию. Но в большинстве случаев от руки приходится все указывать самому сотруднику.
Выходной день могут предоставить:
В последнем случае сотруднику предоставляется один день административного отпуска.
Ирина Васильева Но этот вопрос нужно согласовывать с руководством. Часто бывает отказ в организации отпусков, так как тогда нагрузка на бухгалтера возрастает и возрастает риск ошибки при составлении финансового отчета для ФНС.
Какую причину можно указать?
ТК РФ предусматривает, какие причины могут быть указаны в примечании для предоставления выходного дня. Также предусмотрены случаи, когда свободное время не влияет на оплату труда сотрудника.
Причины отсутствия на работе:
Менеджер рассматривает вероятность предоставления свободного времени, принимая во внимание должность сотрудника, указанную причину, наличие административного штрафа, производственные возможности по освобождению сотрудника и т.д. Если компания нанимает только одного человека для выполнения определенных функций, так как второй находится в отпуске по болезни или в отпуске, она может предоставить мотивированный отказ.
Как правильно оформить?
Служебная записка может быть написана от руки или распечатана. В любом случае, если оно будет подписано вручную, оно будет иметь обязательную юридическую силу.
Нет необходимости лично передавать карту ответственному представителю, это можно сделать по факсу или электронной почте. Но вы должны убедиться, что документ принят и подписан. Секретарь или другой специалист должен поставить номер получателя и отметку о приеме.
Работодатель может запросить подтверждение того, что сотрудник находился в указанном месте. Итак, если запланированы медицинские диагностические обследования, вы можете попросить справку у врача.
Вам не придется тратить время и нервы: все ваши проблемы возьмет на себя опытный юрист!
Пример написания
Стоит рассмотреть пример напоминания на выходной день, чтобы понять, насколько примерно его нужно оформить. Если у вашей компании нет фирменного бланка для такого типа документов, следует соблюдать общепринятые правила.
Вот что написано в прощальной записке:
- вверху необходимо указать ФИО и должность руководителя компании или подразделения, в которое предоставляется документ. Ниже пишут те же данные о том, кто оформляет заявку;
- дата регистрации документа и его номер указаны слева. Эту информацию пишет специалист, получающий документ;
- название документа указывается по центру;
- ниже нужно написать текст примерно следующего содержания: Прошу дать мне выходной «___» _____ 20__ года из-за _________________;
- документ заверяется датой и подписью.
Если причина отсутствия сотрудника предусмотрена ТК РФ и имеет силу, стоит добавить приписку «с сохранением заработной платы».
Вы можете скачать пример подсобного помещения на выходной за свой счет здесь.
Когда необходимость в отпуске связана с решением личных проблем, есть возможность оформить административные отпуска за свой счет. В каждой организации могут быть свои нюансы при составлении служебной информации, поэтому стоит заранее уточнить у руководства, есть ли образец для написания этого документа.
