Если длительное отсутствие сотрудника в связи с декретным отпуском, продолжительной болезнью или по любой другой причине может отрицательно сказаться на работе компании, производится замена. Это решение оформляется специальным постановлением. Важно понимать, как правильно оформить заказ на замещение должности с постановкой задач во время отпуска.
Обязательно ли оформлять приказ о замещении временно отсутствующего сотрудника?
Передача служебных функций временно отсутствующего сотрудника другому сотруднику осуществляется с согласия последнего. По этому поводу ведутся переговоры.
По их результатам заключено дополнительное соглашение. Впоследствии оформляется заказ. Порядок замены временно отсутствующего сотрудника регулируется Трудовым кодексом России. В частности, это статьи № 60.2 и 151 настоящего нормативного правового акта.
Всегда оформляется заказ на замену основного сотрудника во время отпуска. Приказ показывает, что возложение должностных функций на другого подчиненного является волей руководителя компании и осуществляется с согласия работника.
Без приказа сотрудники могут обжаловать решение директора компании с помощью суда или инспекции труда. Поэтому к подготовке заказа нужно отнестись максимально ответственно.
Замена означает, что должностные обязанности отсутствующего сотрудника временно передаются руководителем компании другому подчиненному.
Как правильно составить распоряжение?
Составлением заказов обычно занимаются сотрудники, близкие к руководителю компании. Это может быть руководитель отдела кадров или секретарь. После написания документ передается на рассмотрение руководству. Если менеджера все устраивает, он утверждает заказ.
Приказ об исполнении служебных обязанностей в праздничные дни оформляется в произвольной форме. Можно использовать фирменные бланки местной разработки.
Некоторые работодатели используют форму Т-5, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28 декабря 2010 г. 1 от 5 января 2004 г.
Структура заказа должна состоять из следующих частей:
- шапка. Расположен наверху. Представляет реквизиты компании;
- название документа. Это написано в центре листа, прямо под капотом;
- основная часть. Сообщается текст о замене офиса;
- заключение. Подписи и даты ставятся.
В тексте постановления должна быть указана следующая информация:
Эти данные в обязательном порядке отражаются в заказе. Остальная информация при необходимости записывается в журнал.
При оформлении приказа о замене на период отсутствия основного работника необходимо соблюдать следующие правила:
- указать номер документа;
- придерживаться корпоративного стиля письма;
- напишите название листа по центру заглавными буквами, без знаков препинания в конце;
- пишите правильно, избегайте знаков препинания, синтаксических и грамматических ошибок;
- не исправляйте текст ручкой, карандашом, корректором или лезвием. Если допустили ошибку, лучше заново переписать порядок;
- размер доплаты за комбинацию необходимо указывать цифрами и буквами.
Кто подписывает документ?
Приказ утверждается подписью руководителя компании. Он должен быть личным, оригинальным. Цифровые аналоги не допускаются. Если директор компании временно отсутствует в связи с командировкой, отпуском или болезнью, приказ вместо этого утверждает его заместитель.
Ниже приводится примерно следующий текст: «Я прочитал этот приказ… (полное имя)… (подпись)… (дата). Приказ подписывает сотрудник, который заменяет временно отсутствующего сотрудника.
При этом он подтверждает, что ознакомлен с приказом и дает согласие на дальнейшие работы.
Ирина Васильева Если в приказе указаны лица, ответственные за его исполнение, их подписи также должны присутствовать в заключительной части.
Вам не придется тратить время и нервы: все ваши проблемы возьмет на себя опытный юрист!
Образец составления
Чтобы упростить и ускорить оформление заказа на замену, рекомендуется иметь при себе образец заказа для распределения обязанностей во время отпуска сотрудника или руководителя. Его можно найти в архивах компании или просмотреть в Интернете.
Пример заказа для постановки задач в праздничные дни:
Закрытое акционерное общество «Корреспондент»
ЗАКАЗ № 82
на временную замену
москва 08.11.2019
В связи с временным отсутствием руководителя отдела рекламы в связи с постановкой на учет периода нетрудоспособности по беременности и родам в соответствии со статьями 60.2 и 151 ТК РФ,
ПОРЯДОК:
- Поручить выполнение служебных функций рекламного менеджера в порядке временной замены старшему специалисту отдела закупок Котовой Валентине Станиславовне с ее согласия с 11 ноября 2019 года на период временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами. Виктория Андреевна Величева.
- Установить Котовой В.С доплату за временную замену в размере 30% (тридцати процентов) от заработной платы по замещаемой должности.
- Этим порядком должна руководствоваться начальник бухгалтерии Сорокина А.П при начислении заработной платы.
- Начальнику отдела кадров Даниловой С.Д сообщить об этом приказе Котову В.С под роспись.
Обоснование: Дополнительное соглашение n. 6 от 6 ноября 2019 г к трудовому договору № 955 от 16 октября 2018 г.
Контроль за исполнением данного поручения оставляю за собой.
Главный управляющий
Корреспондент ЗАО (подпись) Зайцев Д.Д
Сознавая порядок:
Начальник бухгалтерии
08.11.2019 (подпись) Сорокин А.П
Начальник отдела кадров
11.08.2019 (подпись) Данилова Д.С
Старший специалист по закупкам
08.11.2019 (подпись) Котова В.С
Если нужно возложить обязанности руководителя на другого работника
Если руководитель компании уезжает в длительную командировку, уходит в отпуск или больничный, он может временно передать свои права и функции другому сотруднику. Обычно директора заменяются их заместителями или руководителями компании.
важно, чтобы руководитель полностью доверял сотруднику. Ведь замена подразумевает подписание различного рода документов, проведение деловых встреч, переговоров с партнерами, клиентами компании, работу с персоналом и контрагентами компании. В этом случае передача полномочий осуществляется в стандартном порядке.
важно, чтобы заместитель работника директора обладал достаточным уровнем знаний и управленческих навыков. Пример приказа о передаче функций менеджера другому сотруднику:
Общество с ограниченной ответственностью «Стойцентр»
ЗАКАЗ № 95 k
о возложении обязанностей директора в праздничные дни
санкт-Петербург 08.11.2019
Из-за моего следующего отпуска
ПОРЯДОК:
- Назначить начальника отдела развития Артура Эдуардовича Василенко директором ООО «Стройцентр» на период моего следующего отпуска с 11.11.2019 по 08.12.2019 с сохранением его обязанностей на основной должности.
- Установить Василенко А.Е на этот период доплату к основному окладу в размере 17 000 (семнадцать тысяч) рублей.
- Предоставить А.Е. Василенко на этот срок право первой подписи всей внутренней, исходящей и входящей документации ООО «Стройцентр».
- Предоставить А.Е. Василенко во время отпуска право представлять интересы компании.
Главный управляющий
ООО «Стройцентр» (подпись) Коганов А.Б
Я знаю этот приказ
руководитель отдела развития
11.08.2019 (подпись) Василенко А.Е
Пример приказа о распределении задач на праздники можно скачать здесь.
Таким образом, приказ о замещении должности с возложением обязанностей в период отсутствия основного сотрудника позволяет предприятию работать без простоев.
Официальный заказ может быть выполнен в свободном стиле, но с соблюдением основных правил заполнения деловых документов. Распоряжение вступает в силу после подписания руководителем компании.
