В последнее время сотрудников все больше интересует возможность отправки заявления об увольнении по электронной почте, так как отдел кадров находится в другом городе. Например, когда у компании несколько филиалов в стране и все проблемы решаются только через головной офис, рабочий процесс в основном электронный.
Если все будет отправлено курьером, затраты компании будут довольно высокими. Стоит задуматься, допустимо ли уведомлять работодателя о намерении уволиться по электронной почте и как это сделать правильно.
Можно ли подать по электронной почте и законно ли это?
Иногда возникает вопрос, можно ли отправить заявление об увольнении по электронной почте, а также примет ли его работодатель. Сегодня многие организации переходят на онлайн-документооборот, но это не значит, что мы можем полностью отказаться от бумажного.
Определенные документы должны быть в наличии, если в компанию приходят сотрудники контрольно-ревизионных служб. Заявление об увольнении всегда должно быть доступно сотруднику отдела кадров.
На его основании составляется приказ об увольнении. Но практика показывает, что многие компании открывают офисы в других городах. Так что своевременно предоставить оригинал заявки не представляется возможным в связи с особенностями работы Почты России. Не все пользуются курьерскими услугами из-за роста финансовых затрат.
В целях соблюдения требований ТК РФ, согласно которым работник должен предупредить об увольнении за две недели до прекращения трудового договора, планируется отправить заявление по электронной почте. Но оригинал также необходимо отправить в штаб-квартиру компании. Таким образом, руководство будет знать о намерении сотрудника покинуть компанию.
Рекомендуется предоставить получателю номер электронной почты для отслеживания. Это разрешит спор, если руководство не получит оригинал заявки в течение двух недель. Скан, отправленный по электронной почте, и след будут доказательством того, что сотрудник составил декларацию и отправил ее в офис.
Как правильно составить заявление?
В большинстве компаний нет форм увольнения, так как они могут быть написаны в произвольной форме. Но есть некоторые требования к этим документам.
Стоит продумать, как запросить выписку по электронной почте, в виде подробной инструкции:
- напишите заявление. В правом верхнем углу нужно указать полное название организации, ФИО и должность директора, ФИО, а также должность и адрес структурного подразделения (если у компании несколько филиалов). Вы можете писать от руки или набирать текст;
- отсканируйте документ. Необходимо следить за тем, чтобы вся информация была разборчивой, поэтому стоит выбрать максимальное разрешение;
- отправить вопрос сотруднику отдела кадров;
- пересылка оригинала заявки через почту России или курьером.
Заранее стоит уточнить, принимают ли сотрудники отдела кадров такие документы в электронном виде. Если нет, то стоит рассмотреть вопрос об информировании о намерении бросить курить другими способами.
Как сделать цифровую подпись?
Электронная подпись необходима людям, которые часто работают в сети. Это позволяет защитить информацию от модификации.
То есть после настройки электронной подписи никто не сможет незаметно внести исправления в документ. Когда он откроется, новый текст будет красным.
Для получения права на выдачу ЭЦП необходимо обратиться в удостоверяющий центр. Это платная услуга, поэтому не стоит выпускать этот продукт только по увольнениям. Но если вы планируете использовать его в будущем, вы можете получить ЭП в установленном законом порядке.
Ирина Васильева Если сотрудник при подаче заявления об увольнении использует электронную подпись, то оригинал на бумаге предоставлять не нужно. Согласно требованиям действующего законодательства об электронной подписи документы, подписанные с помощью электронной подписи, имеют одинаковую юридическую силу.
Вам не придется тратить время и нервы: все ваши проблемы возьмет на себя опытный юрист!
Как еще можно уведомить работодателя дистанционно?
Есть еще несколько способов сообщить работодателю о намерении уволиться:
У каждой компании, имеющей представительства в других городах, свои правила документооборота. Поэтому стоит заранее проконсультироваться с персоналом отдела кадров о том, как предупредить об удаленном увольнении. Итак, сегодня вы можете отправить заявление об увольнении по электронной почте, но оно должно быть подписано цифровой подписью.
Если нет, оригинал документа необходимо отправить сотруднику отдела кадров.
