Трудовые отношения регулируются статьями Трудового кодекса России (Трудового кодекса Российской Федерации). Важно, чтобы руководитель предприятия знал содержание этого нормативного акта. Это позволит ему действовать в соответствии с законом, снизить вероятность ошибок и привлечь к ответственности регулирующих органов. Работодатель должен понимать, нужно ли уведомлять сотрудника об отпуске, когда и в какой форме.
Обязан ли работодатель уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске за несколько дней до его начала?
Согласно статьям п. 115, 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно в размере не менее 28 календарных дней. Допускается перенос на следующий период, но не более чем на два года подряд.
В конце календарного года руководитель предприятия должен составить и утвердить график отпусков. Об этом говорится в статье № 123 ТК РФ. Работодатель обязан сообщить работнику о предстоящем отпуске за две недели до его начала. Это касается как основных, так и дополнительных ежегодных видов отдыха.
Игнорирование этого правила влечет за собой ответственность перед законом. Исключение составляют ситуации, когда работник самостоятельно подает заявление о предоставлении выходных дней. Например, можно упомянуть перенос или продление праздников, регистрацию свободного времени, дополнительный оплачиваемый отдых. В заявке сотрудник указывает желаемые даты начала и окончания отпуска.
Работникам по совместительству должен предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы. Для этого подчиненный должен предоставить информацию о дате начала оплачиваемого отдыха на основной работе. Таким сотрудникам не нужно оформлять уведомление. О дате начала отпуска они узнают, когда подпишут соответствующее распоряжение.
Исключение составляют ситуации, когда неполный рабочий день не предоставляет документы о времени отдыха на основном рабочем месте. Затем такой сотрудник включается в график отпусков на общих основаниях. Следовательно, он должен уведомить его о начале отдыха за две недели.
Если время отпуска не запланировано и оговаривается с работодателем, нет необходимости составлять и уведомлять уведомление.
Что из себя представляет уведомление?
Уведомление о начале отпуска — это документ, в котором содержится информация о датах начала отпуска, его продолжительности. Он составляется отдельно для каждого сотрудника в соответствии с графиком отпусков.
Единая форма этого документа не утверждена правительством страны. Таким образом, форма уведомления о плановом отпуске сотрудника проста. Многие компании разрабатывают фирменные бланки, упрощающие написание документов.
Как правильно написать?
Извещение о начале оплачиваемого ежегодного отпуска можно оформить на обычном офисном листе вручную или с помощью полиграфического оборудования. У людей, которые оформляют такой документ впервые, возникает множество трудностей и вопросов. Важно придерживаться определенной структуры и правил написания. Способ заполнения документа может быть утвержден локальным нормативным актом предприятия.
При составлении извещения необходимо условно разделить лист бумаги на три части вертикальными линиями. Так будет проще присоединиться к структуре. Сверху следует надеть шапку. Он представлен названием организации (находится в центре вверху), информацией о том, кому отправлено уведомление.
Во второй части указывается название документа, обращение к сотруднику и приводится основной текст. В нижней части (заключительная) дата регистрации и подпись менеджера. В следующем тексте также написано «Уведомление пришло… (подпись, фамилия, инициалы)». Здесь сотрудник подписывает документ, к которому он адресован.
Уведомление должно содержать следующую информацию:
При написании уведомления необходимо придерживаться следующих правил:
- не ставьте галочки;
- напишите название документа с большой буквы. Нет необходимости ставить точку в конце слова;
- напишите название организации в шапке полностью;
- подпись ответственного должностного лица должна быть поставлена им лично. Не рекомендуется использовать цифровые аналоги;
- в случае составления письменного документа необходимо использовать ручку с синими или фиолетовыми чернилами;
- не исправляйте текст корректором;
- пишите правильно, без синтаксических, грамматических и пунктуационных ошибок, аккуратно и разборчиво.
Документ составляется в двух экземплярах: один хранится на предприятии, второй передается сотруднику. Каждый вариант должен быть подписан работодателем или уполномоченным представителем (начальником отдела кадров или бухгалтерии).
Копия, которая остается в компании, должна быть подписана сотрудником. Штамповать уведомление о празднике не обязательно. Отпечаток делается только в том случае, если этого требует внутренняя политика организации.
В документ включена следующая информация:
Ирина Васильева Уведомление обязательно зарегистрировано в реестре компаний.
Вам не придется тратить время и нервы: все ваши проблемы возьмет на себя опытный юрист!
Пример составления
проще и быстрее написать уведомление сотруднику о начале отпуска на примере. Вы можете найти образец такого документа в архиве компании или поискать в Интернете. Ниже показан пример уведомления о двухнедельном отпуске с учетом всех правил.
Общество с Ограниченной Ответственностью «Корона»
Старший специалист
отдел снабжения
Корольков П.П.
Обратите внимание n. 55-к
в начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска
москва 05.11.2019
Уважаемый Павел Петрович Корольков!
Сообщаем Вам, что 19 ноября 2019 года согласно программе отпусков на 2019 год, утвержденной Распоряжением № 78-р от 14.12.2018, на период работы с 11.07.2018 по 11.07.2019 предоставляется основной ежегодный отпуск с сохранением заработной платы продолжительностью 28 календарных дней. Дата вашего возвращения на работу: 17.12.2019.
Начальник отдела кадров (подпись) Плаксеева А.А
Уведомление получено (подписано) Корольковым П.П
Пример уведомления о запланированном отпуске можно скачать здесь.
Способы передачи документа работнику
работодателю важно заранее продумать, каким способом будет передано уведомление сотруднику. Если в данный момент на рабочем месте находится подчиненный, то, как правило, проблем не возникает. Документ доставляется сотруднику лично.
В случае отсутствия сотрудника по какой-либо причине (больничный, выходной, выходной после рабочей смены и т.д.) уведомление может быть отправлено одним из следующих способов:
В этих случаях сотруднику высылается две копии документа.
Первый вариант сотрудник подписывает и отправляет на предприятие любым удобным для него способом, а второй оставляет себе.
Последствия невручения для работодателя
Если работодатель не уведомил подчиненного к установленному законом сроку начала выходных, последний имеет полное право отказаться от ухода в отпуск по графику. В этом случае сотрудник лично выбирает дату отдыха в удобное для него время. Об этом говорится в статье № 124 ТК РФ.
Для этого сотруднику необходимо написать заявление, соответствующее фамилии руководителя компании. В документе должно быть указано, что уведомление о предстоящем отпуске не поступало.
Кроме того, если работник не проинформирован, это может повлечь за собой судебное разбирательство в инспекции труда. Сотрудник может сообщить о нарушении прав в суд или другие вышестоящие инстанции.
Это грозит работодателю административной ответственностью. Так, согласно статье 5.27 КоАП России, за нарушение трудового законодательства юридическое лицо будет оштрафовано на сумму от 30 000 до 50 000 рублей. Судьи будут предупреждены или дисквалифицированы на срок от 1 до 3 лет. Возможен также штраф от 1000 до 5000 рублей.
Такую же сумму придется заплатить индивидуальному предпринимателю. Если нарушение повторяется, размер штрафа будет намного выше. Юридическое лицо должно будет выплатить сумму от 100 000 до 200 000 рублей. Штраф для индивидуального предпринимателя составит 30-40 тысяч рублей. Судья будет дисквалифицирован на срок от 1 до 3 лет.
Во избежание проблем работодателю лучше не пренебрегать правилом информирования работника об отпуске за две недели до его начала.
Если сотрудник отказывается подписывать бумагу
Работодатель лично устанавливает даты начала отпусков сотрудников, учитывая особенности выполнения рабочих процессов. Расписание необходимо согласовать с профсоюзной организацией. Часто руководители компаний сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник не согласен с датой начала отпуска и отказывается подписывать предоставленное ему уведомление.
важно понимать, как действовать в этих случаях. Необходимо документально зафиксировать факт отказа подчиненного подписать уведомление. Для этого составляется соответствующий акт.
В нем должны быть указаны ФИО сотрудника, факт предоставления уведомления, причина отказа в подписании такого документа. Важно присутствие двух свидетелей. Они должны поставить свои подписи на документе, подтверждающем, что сотрудник действительно отказался от уведомления.
Таким образом, уведомление о начале следующего отпуска по графику доставляется каждому сотруднику лично, в обязательном порядке, за 14 календарных дней. Важно соблюдать сроки, установленные трудовым законодательством. В противном случае подчиненный может отказаться от поездки в отпуск, подать жалобу в инспекцию труда.
Уведомление оформляется письменно и доставляется работнику под роспись. Бывают ситуации, когда сотрудник отказывается подписывать документ. Затем в присутствии двух понятых составляется акт. Это позволяет работодателю обезопасить себя от проблем с регуляторами.
